Cuánto ahorra el Facility Management

Author: David Martínez, PhD

Podemos asegurar que los modelos de Facility Management, o mejor dicho su implantación, proporcionan ahorros a las empresas, ya que llevamos quince años haciéndolo, pero si algo hemos aprendido en este tiempo es a no crear falsas expectativas. Por eso, es necesario entender qué hay que hacer y cuánto se puede ahorrar, aparte de lo que implica conseguirlo, porque no es gratis.

Para determinar la viabilidad del ahorro de cada empresa, debemos tener claros tres puntos: primero, cuál es la situación de partida, segundo, a dónde quiero llegar y, tercero, con qué recursos, incluido tiempo, cuento para hacerlo. Una vez que se determinan estos tres aspectos se verá si es alcanzable, y en cualquier caso se ha de realizar un plan a medida para lograrlo u ofrecer alternativas.

Me parece cuando poco atrevido, que sin conocer bien el funcionamiento de una empresa alguien le diga que va a ahorrar un 20% del coste de operación, pero lo más grave es que se diga que se logra a través del FM, cuando lo único que se va a hacer es exprimir a los proveedores sin otro objetivo que el económico. El problema es que ese mensaje es tan cegador que a veces ya no se quiere saber más, ni se va a tener en cuenta el riesgo que supone hacerlo. Puede ser porque es lo único que algunos quieren oír. Sería como creerte que tomando unas pastillas y sin hacer ni cambiar nada, vas a perder 20 kilos en dos semanas, aunque todos sabemos que hay gente que las compra.

Si peso 150 kilos, quiero pesar 80 y lo único que voy a hacer para conseguirlo es pagar un gimnasio o contratar un nutricionista, pero no hago deporte y sigo comiendo lo que quiero, así lo más posible es que nunca consiga el objetivo. Aunque la posibilidad de perder peso está ahí, se requiere un esfuerzo para conseguirlo y sobre todo para luego mantenerlo. Una pregunta importante en este escenario es por qué quiero pesar 80 kilos y si se está dispuesto a hacer lo que hay que hacer para mantener ese nuevo peso, incluso si es sano o conveniente hacerlo y sobre todo si compensa, porque si no, no será una situación sostenible en el tiempo.

Si nos cuestionamos el entorno de los 150 kilos, igual es porque mido 2 metros 10, soy de complexión fuerte y además luchador de sumo profesional y eso es lo que tengo que pesar. Si quiero alcanzar los 80 kilos, ese peso no va a ser el idóneo y seguramente dejaré de ser competitivo. Otra cosa es que quiera dejar de ser luchador, pero eso ya cambia el propósito de la actividad, el objeto del “negocio”.

Cuando hacemos benchmark de costes, siempre nos preguntan de forma compulsiva cuánto paga su competencia, pero deben ser primero conscientes de qué es lo que realmente necesitan y que no porque otro esté más delgado deban perder peso, igual simplemente practican deportes distintos o están en otras categorías.

Una vez que se ha validado y justificado el dónde estoy y dónde voy, debemos pensar en los recursos que quiero invertir, en el sacrificio que voy a hacer para alcanzarlo, porque incluso remedios milagrosos para perder peso como una liposucción requieren de un gran esfuerzo y asumir el riesgo de entrar en un quirófano, aparte del cambio de hábitos posterior, si no, con el tiempo se volverá a la situación inicial.

Los modelos de Facility Management consiguen ahorros cambiando los procesos internos y las formas de operar, no centrándose sólo en los costes finales. Para perder 20 kilos no puedes hacerlo drásticamente, sino que tienes que cambiar paulatinamente la forma de vida, la forma de alimentarte, poniendo hitos alcanzables y que te llevarán a un objetivo más fácil de lograr y también de mantener, además de ser consciente de lo que todo ello implica.

Los que venden el FM como un mero ahorro de costes y que tienen como único objetivo reducir lo que se le paga atornillando al proveedor final, cometen primero el gran error de no estudiar las necesidades reales de la empresa y segundo engañan con lo que se le va a dar o lo que se pide al proveedor, ya que es imposible o peligroso dar servicios por debajo del coste. Seamos realistas, ninguna empresa va a financiar nuestra operación, aunque al principio te parezca que así sea, tendrán la necesidad de recuperarlo por otro sitio. Los proveedores de servicios son siempre tus socios, tus partners en el modelo, ese es uno de los principios del FM, y si no se respeta, se deja de trabajar en un entorno win-win y se pone en riesgo la esencia, y sobre todo la duración de la relación, con las consecuencias que estamos viendo en muchos contratos actuales con pseudo modelos de FM.

Cuanto más estés dispuesto a invertir, más peso podrás perder o más ahorrarás, pero tienes que pensar en si compensa y sobre todo si tienes los recursos necesarios para mantenerlo. La ventaja que te proporciona ese nuevo peso o situación no es solamente salud, seguramente también sea confianza y calidad de vida. En Facility Management, esos nuevos modelos van a permitir ser mucho más ágil, dar mejor respuesta a lo que te pida la organización e, incluso, que la imagen que tengas como FM dentro de la empresa se haga más profesional hacia el resto de los departamentos. Un buen modelo también dotará a la empresa de más agilidad en las operaciones, y claro que sí, de un ahorro de costes.

Nuestra profesión funciona, la metodología de Facility Management es sólida y los modelos ayudan a las organizaciones, pero debemos defendernos del creciente intrusismo que lo que genera es malas prácticas y una desconfianza sobre lo que hacemos y cómo lo hacemos. Hay buenos consultores, hay buenos formadores y hay buenos proveedores de servicio. Elige bien y no te dejes engañar. Una pista, sospecha de aquellos que ofrecen un ahorro en un tiempo récord, o que no preguntan cuántos recursos estás dispuesto a invertir en el proceso o saber en cuánto tiempo se desea alcanzar. Esos seguramente te quieren encerrar en una jaula sin comida hasta que pierdas el peso que han dicho, y luego no estarán allí para ver cómo te mandan a un hospital.

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Autor: David Martinez, PhD. Consultor estratégico, formador, investigador y conferencista internacional. Reconocido experto en Facility y Asset Management. Especializado en modelos multiculturales de gestión de inmuebles y en productividad aplicada a los entornos de trabajo.

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