Fala-se muito sobre este termo, no entanto é necessário dotá-lo de praticidade e, acima de tudo, poder aplicá-lo às necessidades reais de cada um.
O confinamento sofrido a nível internacional teve como resultado mudanças no comportamento humano, bem como na atividade comercial, mas, principalmente, revolucionou o uso da tecnologia, pelo que nem tudo será negativo. De acordo com as fontes, avançámos entre cinco e dez anos nos processos de transformação digital. Agora temos de ver como isto se traduz na digitalização, no âmbito do Facility Management. As opiniões são divergentes, sendo que esta mudança é considerada, por muitos, uma missão impossível.
As três camadas de digitalização em FM
Para falar de grau digitalização do FM, há que começar por entender a situação da empresa, de seguida a dos edifícios onde opera e finalizar com o departamento de suporte. Uma vez conhecidos de forma individual, deve estabelecer-se o tipo de relação e uma estratégia comum. Não podem atuar sozinhos, pois dependem uns dos outros.
Para medir o grau de digitalização da empresa, não esquecendo que é cliente do FM, é importante ver como opera e como são os seus processos. Esta avaliação é complexa. Vamos resumir em dois pontos-chaves: o papel e a dados. Quanto mais for tratada a documentação física e quanto menos for centralizada e acessível a informação necessária, pior! É simples e é extremamente eficaz. Quanto aos imóveis, dependendo da sua idade, terão sistemas com uma tecnologia integrada, que gera uma determinada quantidade de dados. A digitalização não se refere apenas aos dados, mas também à utilização da informação que geram. Para tal, deve verificar-se se está registado, classificado e filtrado, para que possam ser interpretados, ajudando assim na tomada de decisões. Além dos sistemas próprios dos imóveis, podem existir outros que dependerão das possibilidades e atividades da empresa. Deste modo podem surgir sistemas de posicionamento interior ou dispositivos de deteção biométrica.
O departamento de FM será uma mistura dos anteriores: o uso de papel e o tratamento de dados digital, estarão sempre dentro da atividade exigida. Aqui, podemos falar sobre o tempo real ou sobre as ações automáticas, dependendo de diferentes fatores. Foi deste modo que surgiu a cadeia de blocos ou o sistema de inteligência artificial para a tomada de decisões. Poderíamos referir ainda uma quarta camada de digitalização, correspondente aos prestadores de serviços. Dependerá do modelo de prestação adotado e da relação com o socio ou sócios externos, que nem sempre é a mesma, pelo que não a incluímos nas camadas gerais.
Onde se encontra a transformação digital?
Hoje quase todas as empresas têm um site, algo que não acontecia há quinze anos. Mas a tendência é que as novas empresas lhe deem muito pouca importância e optem por ocupar um espaço nas redes sociais ou nos blogues, em vez de terem o site tradicional. O mesmo poderá acontecer com o correio. Quem não tem hoje um endereço de email? Bem, há anos que se diz que não é o mais produtivo, tendo vindo a ser substituído por sistemas de mensagens instantâneas, que podem até carregar anexos ou usar as plataformas de mensagens das ferramentas de controle de projetos, que agora são digitais. Devemos avaliar constantemente se o que temos é ótimo, porque quando é alterado por obrigação, pode ser tarde.
Devemos estar atualizados no que diz respeito às tendências e saber o que é mais conveniente. Estar desatualizado afeta a produtividade, o desempenho e, consequentemente, o lucro gerado.
Em quatro minutos conhecerá as tecnologias que mudarão a digitalização do Facility Management e, em simultâneo, adequire uma opinião sobre o nível de maturidade na sua posição e no seu país. Colabore com o projeto FMgoesDIGI, de financiamento europeu, e preveja como será o futuro da nossa profissão. Os resultados serão publicados e disponibilizados em relatórios nacionais e regionais.
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