Herramientas de gestión en Facility Management

Herramientas de Gestión en Facility Management

La necesidad creciente de rentabilidad, flexibilidad de negocio y transparencia supone cada vez un mayor reto para los Facility Managers. ¿Cuáles son los costes reales y dónde están los ahorros potenciales? ¿Cuál es la mejor estrategia de provisión? ¿Cómo se mide y se asegura la calidad sin comprometer el presupuesto? Y, además nuevas complejidades, como la legislación, cumplimiento de normativa, continuidad de negocio, la evolución de la tecnología y la sostenibilidad.

Debido al volumen de presupuesto que gestiona el área de FM, cada ahorro generado se traduce prácticamente en ganancia para la organización. Resulta indispensable contar con información actualizada veraz y de inmediata disponibilidad para la toma de decisiones. Las herramientas informáticas específicas de FM nos ayudarán a gestionar ese volumen de información.

Herramientas informáticas

Las herramientas utilizadas en FM se pueden dividir en estos grupos principales:

  • ERP (Enterprise Resources planning)
  • GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por ordenador)
  • CAD (Comuputer Aided Design)
  • CAFM (Computer Aided Facility Management )
  • IWMS ( Integrated Worplace Management systems)

ERP es un sistema para la planificación, control y operación desde un punto de vista financiero. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos integrados que apoya las principales actividades: finanzas, producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Los ERP gestionan los ítems asociados al FM fundamentalmente desde el punto de vista de gestión administrativa.

GMAO ,o por sus siglas en ingles CMMS (Computerized Maintenance Management System), es un sistema que permite la gestión de mantenimiento de los equipos y/o instalaciones de una o más empresas, tanto mantenimiento correctivo como preventivo, predictivo, etc. Está enfocado a la disponibilidad de recursos y abarca el control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks y repuestos, así como la generación y seguimiento de órdenes de trabajo.

CAD  o diseño asistido por ordenador es software de dibujo  2D y modelado 3D. Las herramientas de dibujo en 2D se basan en entidades geométricas vectoriales como puntoslíneasarcos y polígonos, con las que se puede operar a través de una interfaz gráfica. Los modeladores en 3D añaden superficies y sólidos. El CAD también puede ser utilizado en el marco de procesos de administración del ciclo de vida de productos.

CAFM sistema de información y gestión que permite trabajar de forma gráfica y alfanumérica indistintamente apoyada en un gestor documental integrado en el sistema. Facilita gestionar de forma gráfica y sencilla toda la información de los inmuebles. La mayoría  de los paquetes CAFM existentes en el mercado se basan en sistemas CAD con una vinculación más o menos robusta con elementos alfanuméricos en bases de datos.

Las siglas CAFM o IWMS son, en muchas ocasiones utilizadas, indistintamente. Sin embargo, existen diferencias entre estos sistemas. Desde una perspectiva funcional, la diferencia más importante es que IWMS incluye adicionalmente amplia funcionalidad de Real Estate y gestión de arrendamientos, gestión de proyectos y gestión de la sostenibilidad.

Los sistemas IWMS integran cinco componentes clave de funcionalidad, operados desde una solo plataforma tecnológica y base de datos. Estas áreas funcionales son:

  • Gestión de Patrimonio (Control de propiedades y arrendamientos, seguros, planes de inversión, etc.)
  • Gestión de Espacios y proyectos (asignación de espacios, control de proyectos, inventarios, etc.)
  • Gestión del mantenimiento (control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks, etc.)
  • Gestión de servicios (peticiones, reservas, gestión de flota, etc.)
  • Gestión de la sostenibilidad (consumo de energía, huella de carbono, gestión de residuos, etc.)

 

Conclusiones

En el mercado existen multitud de herramientas de gestión para ayudar en nuestra actividad. Algunas de ellas tan complejas que pueden soportar prácticamente todo lo que nos podamos imaginar. Pero como todo, lleva asociado un coste. Deberemos evaluar su retorno de inversión para determinar su viabilidad.

Ante todo, no podemos olvidar que son herramientas para la gestión, no son la solución en sí. Según la cantidad de portfolio gestionada, no será imprescindible ni siquiera la implementación de complejos sistemas. En otros casos habrá que determinar primero, que es exactamente lo que necesitamos, ya que si no sabemos lo que queremos, el proceso puede volverse en nuestra contra.

> Photo by: opensource.com http://bit.ly/1Nbzzil

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Colaborar com o Observatório FM é uma decisão pessoal e voluntária, e não há vínculo contratual ou compensação financeira por isso.

Qualquer interessado pode solicitar a participação como líder de um novo projeto, ou se candidatar como colaborador a um já existente.

Uma comissão técnica avaliará o objeto dos projetos propostos e as solicitações dos participantes, decidindo quais serão realizados e por quem.

Cada pessoa decide quanto quer dedicar, dependendo da disponibilidade ou do tipo de projeto. O objetivo é que seja uma atividade altruística e não uma carga de trabalho adicional.

Em que consiste?

Na promoção e publicação de estudos que ajudem os profissionais do sector e para que os restantes compreendam a nossa profissão e disciplina.

Os resultados e outputs são compartilhados de forma aberta, sempre reconhecendo as contribuições de todos os seus autores e colaboradores.

A atividade do Observatório respeita a objetividade, a ética, o rigor e as boas práticas que regem a nossa área de Investigação.

Os colaboradores têm acesso às melhores ferramentas colaborativas, informações setoriais e contatos, além de contar com o auxílio de consultores especializados e investigadores de nível internacional.

Investigação

Observatorio FM

É uma plataforma que potencia o desenvolvimento e a difusão de conteúdo ligado ao Facility Management, aberta a todos os que desejem participar com o objetivo de partilhar pela comunidade. Nesse sentido, os pontos chave são uma participação ética, objetiva e desvinculada de outros interesses. Adicionalmente, cada participante define quanto tempo pode dedicar.

Pode participar como:

  • Líder: define u tema e coordena a atividade
  • Colaborador: participa no desenvolvimento dos conteúdos

Em troca, proporcionamos:

  • O estado da arte e as tendências relacionadas com cada tema
  • Acesso a especialistas
  • Ferramentas de colaboração
  • Design e uma plataforma de difusão para os conteúdos que sejam criados

A sua colaboração será sempre mencionada nos créditos dos trabalhos realizados em que tenha aportado a sua contribuição.

Investigação

Projetos

Fazemos parte do grupo de pesquisa europeu e trabalhamos em equipas internacionais para o desenvolvimento de diferentes tipos de iniciativas:

  • Financiamento público
  • Competições internacionais

Também trabalhamos para prestadores de serviços, que desejam suporte em decisões relacionadas a:

  • Posicionamento
  • Lançamento de produtos
  • Procura de sócios
Investigação

Normalização

Como especialistas credenciados nos processos de redação das normas europeias e internacionais de Asset e Facility Manangement, somos o parceiro perfeito para o ajudar com:

  • Alinhamento com os regulamentos
  • Assistência na certificação
  • Formação especializada

A FMHOUSE é a única empresa de consultoria de língua espanhola que participa destes processos

Investigação

Divulgação

Na FMHOUSE, pensamos que a evolução que está em Facility Management deve ser partilhado. É por isso que dedicamos um esforço para produzir e publicar os seguintes tipos de conteúdo abertamente:

  • Tendências nacionais e internacionais
  • Análises setoriais
  • Estudos de mercado

O Observatório FM” está aberto caso queira colaborar em qualquer publicação.

Consultoria

Ambiente de Trabalho

A visão dos espaços ou local de trabalho na perspectiva do Facility Management serve para entender essa necessidade como serviço, pois é necessário aplicar a mesma lógica e metodologia.

Em geral, oferecem:

  • Avaliação e otimização
  • Estratégias de design
  • Soluções e cenários
  • Bem-estar e produtividade

Aplicamos a nossa experiência em escritórios, mas também em espaços educacionais, centros comerciais e no ambiente industrial.

Consultoria

Benchmarking

Para tomar as melhores decisões, deve trabalhar com dados claros e precisos, tanto do mercado quanto da própria organização. Isso no ambiente do Facility Management é ainda mais crítico devido ao impacto que causa nos negócios.

Exemplos de tipos comparativos:

  • Custos de operação
  • Uso/alocação de recursos
  • Auditoria e avaliação de conformidade

Esses serviços são solicitados principalmente pelos usuários finais, mas também pelos fornecedores de serviços.

Consultoria

Experiência de Cliente

Tudo o que é feito em Facility Management visa satisfazer algum tipo de cliente, interno ou externo. Compreender o que eles sentem e precisam é a chave para poder oferecer um bom serviço a eles.

O nosso suporte é baseado em:

  • Avaliação de satisfação
  • Percepção do cliente
  • Modelos centrados nas pessoas
  • Gestão de mudança

Trabalhamos para entender e conhecer os clientes dos nossos clientes, de qualquer setor e tipo de negócio.

Consultoria

Transformação Digital

O mundo do Facility Management está a passar por uma profunda transição para ambientes digitais. Ajudamos os nossos clientes a entender o que isso significa e acompanhamo-los na mudança.

As nossas áreas de suporte são:

  • Digitalização de processos
  • Viabilidade e integração
  • Cultura digital
  • Resposta tecnológica

Atuamos como consultores independentes e não como vendedores de marca.

Aconselhamos os clientes finais e também os prestadores de serviços.

Olá, como
podemos ajudá-lo?

Consultoria

Design de Serviço

Qualquer tipo de empresa precisa definir ou melhorar a maneira como estrutura as atividades de suporte fornecidas pela Facility Management.

Os nossos principais produtos são:

  • Diagnóstico de estado
  • Dimensionamento de serviços
  • Grupos e modelos
  • Suporte em licitações
  • Assistência na implantação

A proposta está estruturada para medir de acordo com necessidades específicas.

Ajudamos os clientes finais e também os prestadores de serviços.

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