Herramientas de gestión en Facility Management

Herramientas de Gestión en Facility Management

La necesidad creciente de rentabilidad, flexibilidad de negocio y transparencia supone cada vez un mayor reto para los Facility Managers. ¿Cuáles son los costes reales y dónde están los ahorros potenciales? ¿Cuál es la mejor estrategia de provisión? ¿Cómo se mide y se asegura la calidad sin comprometer el presupuesto? Y, además nuevas complejidades, como la legislación, cumplimiento de normativa, continuidad de negocio, la evolución de la tecnología y la sostenibilidad.

Debido al volumen de presupuesto que gestiona el área de FM, cada ahorro generado se traduce prácticamente en ganancia para la organización. Resulta indispensable contar con información actualizada veraz y de inmediata disponibilidad para la toma de decisiones. Las herramientas informáticas específicas de FM nos ayudarán a gestionar ese volumen de información.

Herramientas informáticas

Las herramientas utilizadas en FM se pueden dividir en estos grupos principales:

  • ERP (Enterprise Resources planning)
  • GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por ordenador)
  • CAD (Comuputer Aided Design)
  • CAFM (Computer Aided Facility Management )
  • IWMS ( Integrated Worplace Management systems)

ERP es un sistema para la planificación, control y operación desde un punto de vista financiero. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos integrados que apoya las principales actividades: finanzas, producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Los ERP gestionan los ítems asociados al FM fundamentalmente desde el punto de vista de gestión administrativa.

GMAO ,o por sus siglas en ingles CMMS (Computerized Maintenance Management System), es un sistema que permite la gestión de mantenimiento de los equipos y/o instalaciones de una o más empresas, tanto mantenimiento correctivo como preventivo, predictivo, etc. Está enfocado a la disponibilidad de recursos y abarca el control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks y repuestos, así como la generación y seguimiento de órdenes de trabajo.

CAD  o diseño asistido por ordenador es software de dibujo  2D y modelado 3D. Las herramientas de dibujo en 2D se basan en entidades geométricas vectoriales como puntoslíneasarcos y polígonos, con las que se puede operar a través de una interfaz gráfica. Los modeladores en 3D añaden superficies y sólidos. El CAD también puede ser utilizado en el marco de procesos de administración del ciclo de vida de productos.

CAFM sistema de información y gestión que permite trabajar de forma gráfica y alfanumérica indistintamente apoyada en un gestor documental integrado en el sistema. Facilita gestionar de forma gráfica y sencilla toda la información de los inmuebles. La mayoría  de los paquetes CAFM existentes en el mercado se basan en sistemas CAD con una vinculación más o menos robusta con elementos alfanuméricos en bases de datos.

Las siglas CAFM o IWMS son, en muchas ocasiones utilizadas, indistintamente. Sin embargo, existen diferencias entre estos sistemas. Desde una perspectiva funcional, la diferencia más importante es que IWMS incluye adicionalmente amplia funcionalidad de Real Estate y gestión de arrendamientos, gestión de proyectos y gestión de la sostenibilidad.

Los sistemas IWMS integran cinco componentes clave de funcionalidad, operados desde una solo plataforma tecnológica y base de datos. Estas áreas funcionales son:

  • Gestión de Patrimonio (Control de propiedades y arrendamientos, seguros, planes de inversión, etc.)
  • Gestión de Espacios y proyectos (asignación de espacios, control de proyectos, inventarios, etc.)
  • Gestión del mantenimiento (control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks, etc.)
  • Gestión de servicios (peticiones, reservas, gestión de flota, etc.)
  • Gestión de la sostenibilidad (consumo de energía, huella de carbono, gestión de residuos, etc.)

 

Conclusiones

En el mercado existen multitud de herramientas de gestión para ayudar en nuestra actividad. Algunas de ellas tan complejas que pueden soportar prácticamente todo lo que nos podamos imaginar. Pero como todo, lleva asociado un coste. Deberemos evaluar su retorno de inversión para determinar su viabilidad.

Ante todo, no podemos olvidar que son herramientas para la gestión, no son la solución en sí. Según la cantidad de portfolio gestionada, no será imprescindible ni siquiera la implementación de complejos sistemas. En otros casos habrá que determinar primero, que es exactamente lo que necesitamos, ya que si no sabemos lo que queremos, el proceso puede volverse en nuestra contra.

> Photo by: opensource.com http://bit.ly/1Nbzzil

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Colaborar con el Observatorio FM es una decisión personal y voluntaria, no existiendo vinculo contractual ni retribución económica por ello.

Cualquier persona interesada puede solicitar participar como líder de un nuevo proyecto, o postularse como colaborador en alguno ya existente.

Un comité técnico valorará la temática de los proyectos propuestos y las solicitudes de los participantes, decidiendo cuáles se llevan a cabo y por quién.

Cada persona decide cuanto quiere dedicar, en función de  su disponibilidad o tipo de proyecto. El objetivo es que sea una actividad altruista y no una carga de trabajo adicional. 

¿En qué consiste?

En promover y publicar estudios que sirvan de ayuda a los profesionales del sector y para que el resto entienda nuestra profesión y disciplina.

Los resultados y entregables se comparten en abierto, reconociendo siempre las aportaciones de todos sus autores y colaboradores.

La actividad del Observatorio respetará la objetividad, ética, rigor y buenas prácticas que rigen nuestro área de Investigación.

Los colaboradores tienen acceso a las mejores herramientas colaborativas, a información sectorial y a contactos, además de contar con asistencia de expertos consultores e investigadores a nivel internacional.

Investigación

Observatorio FM

Es una plataforma que desarrolla y difunde contenido de Facility Management, abierta a todos los que deseen participar de forma desinteresada. Se debe mantener la ética, objetividad y compartir en abierto todos los resultados. Tú defines cuánto tiempo dedicas y lo que buscas conseguir.

Puedes participar como:

  • Líder: define tema y coordina actividad
  • Colaborador: ayuda con el desarrollo

Te vamos a proporcionar:

  • Situación y tendencias del tema
  • Acceso a expertos y asesores
  • Herramientas colaborativas
  • Diseño y plataforma de difusión

Tu aportación siempre será mencionada en los créditos de los trabajos realizados.

Investigación

Proyectos

Somos parte del grupo europeo de investigación, y trabajamos en equipos internacionales para el desarrollo de distintos tipos de iniciativas:

  • Financiación pública
  • Concursos internacionales

También trabajamos para proveedores de servicio, que desean apoyo en decisiones vinculadas con:

  • Posicionamiento
  • Lanzamiento de productos
  • Búsqueda de socios
Investigación

Normalización

Como expertos acreditados en los procesos de redacción de las normas Europeas e Internacionales de Asset y Facility Management, somos el socio perfecto para ayudarte con:

  • Alineación con las normativas
  • Asistencia en la certificación
  • Formación especializada

FMHOUSE es la única consultora de habla hispana, participante en estos procesos.

Investigación

Divulgación

En FMHOUSE pensamos que la evolución que hay en Facility Management se debe compartir. Por eso dedicamos un esfuerzo a producir y luego publicar en abierto los siguientes tipos de contenidos:

  • Tendencias nacionales e internacionales
  • Análisis sectoriales
  • Estudios de mercado

El “Observatorio FM” está abierto por si quieres colaborar en alguna publicación.

Consultoría

Entornos de Trabajo

La visión de los espacios o Workplace desde la óptica del Facility Management sirve para entender esa necesidad como un servicio ya que es necesario aplicar la misma lógica y metodología.

De forma general se ofrecen:

  • Evaluación y optimización
  • Estrategias de diseño
  • Soluciones y escenarios
  • Bienestar y productividad

Aplicamos nuestra experiencia en oficinas, pero también en espacios educativos, centros comercial es y en el entorno industrial.

Consultoría

Benchmarking

Para tomar las mejores decisiones, se debe trabajar con datos claros y precisos, tanto del mercado como los propios de la misma organización. Esto en el entorno del Facility Management es todavía más crítico por el impacto que tiene sobre el negocio.

Ejemplos de tipos de comparativas:

  • Costes de operación
  • Uso/asignación de recursos
  • Auditorias y evaluación del cumplimiento

Estos servicios son principalmente solicitados por usuarios finales pero también por proveedores de servicios.

Consultoría

Experiencia de Cliente

Todo lo que se hace dentro de Facility Management tiene como objetivo satisfacer a algún tipo de cliente, sea interno o externo. El comprender lo que sienten y necesitan es clave para poder ofrecerles un buen servicio.

Nuestro apoyo se basa en:

  • Evaluación de satisfacción
  • Percepción del cliente
  • Modelos centrados en personas
  • Gestión del cambio

Trabajamos para entender y conocer a los clientes de nuestros clientes, de todos los sectores y tipos de negocios.

Consultoría

Transformación Digital

El mundo del Facility Management está experimentando una profunda transición hacia entornos digitales. Ayudamos a nuestros clientes a entender lo que les supone y a acompañarles en el cambio.

Nuestras áreas de apoyo son:

  • Digitalización de procesos
  • Viabilidad e integración
  • Cultura digital
  • Respuesta tecnológica

Actuamos como asesores independientes y no como vendedores de marcas

Asesoramos a clientes finales y también a proveedores de servicio.

Consultoría

Modelos de Servicio

Cualquier tipo de empresa necesita definir o mejorar la forma en que estructura las actividades de soporte que aporta el Facility Management.

Nuestros productos principales son:

  • Diagnóstico de estado
  • Dimensionado de servicios
  • Agrupación y modelos
  • Apoyo en licitaciones
  • Asistencia en la implantación

La propuesta se estructura a medida en función de las necesidades particulares.

Ayudamos a clientes finales y también a proveedores de servicio.

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