¿Qué abarca el Facility Management en una organización?

¿Qué abarca el Facility Management en una organización?

La disciplina del Facility Management se ha convertido en uno de los sectores de más rápido crecimiento durante la última década. Hoy en día, muchas organizaciones reconocen la importancia del FM para gestionar de forma eficiente su portfolio de inmuebles y servicios asociados. Las actividades de FM son relevantes a varios niveles y dimensiones de la organización integrándose a las actividades primarias del negocio a varios niveles: estratégico, táctico y operativo. Pero, ¿cuál es el alcance real del FM en una organización?

El Facility Management es una disciplina multidisciplinar que abarca una amplia gama de actividades y procesos; gestionando una variedad de servicios de apoyo con el fin de orquestar todas las funciones de la organización. A continuación se identifican los principales procesos y las actividades y funciones que engloba cada uno de ellos:

Gestión inmobiliaria (Real Estate): engloba la gestión del portfolio de inmuebles que forman parte del patrimonio inmobiliario de la organización así como los que se encuentran en régimen de arrendamiento. Comprende, entre otros, aspectos como la gestión de alquileres, impuestos, gestión de la propiedad, registro y control del estado de los inmuebles, gestión de seguros y pólizas, etc. También incluye otras funciones más operativas como la gestión de la documentación básica del edificio y el cumplimiento de la legislación así como permisos del edificio e inspecciones técnicas obligatorias, y otras más estratégicas como el análisis de mercado y asesoramiento técnico en operaciones de adquisición y venta.

Gestión de espacios y proyectos: engloba la gestión de los espacios y entornos de trabajo con el objetivo de proveer de un adecuado y optimizado uso del espacio interior; incluye funciones como la planificación de espacios, asignación de puestos de trabajo, gestión del mobiliario, programación de los cambios de distribución, etc. Otra de las funciones a llevar a cabo en este proceso es la gestión y supervisión de proyectos a realizar en el inmueble (renovaciones de gran escala, migraciones, reformas, etc.) así como coordinar el proceso de gestión del cambio necesario en cada uno de ellos.

Gestión de servicios: engloba la gestión de los servicios, dependientes  o no del edificio, que sirven para dar soporte a la actividad principal de la organización. Esta “gestión” incluye la definición de los servicios y requerimientos (pliegos de prescripciones técnicas), la contratación de los servicios a través de licitaciones o el proceso elegido, negociación de contratos y homologación de proveedores,  seguimiento del cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los proveedores, etc.

El catálogo de servicios a gestionar varía en función de la organización  y puede incluir servicios más relativos al edificio (también denominados hard services), enfocados a mantener operativo el edificio: mantenimiento de sistemas de climatización, instalación eléctrica, de gas, de suministro de agua, sistemas PCI, gestión de suministros (agua, gas, electricidad,…), etc. Pero también servicios auxiliares (también denominados soft services) relativos no solo al edificio, sino también a usuarios como puede ser seguridad, limpieza, catering, jardinería, recepción, etc. Para todos ellos se llevará a cabo la gestión de incidencias así como las diversas peticiones por parte de los usuarios (reserva de salas, equipamiento y audiovisuales, IT, flota de vehículos).

La norma europea 15221/4 enumera los diferentes servicios que están bajo las competencias del FM y los clasifica en dos grandes familias: “espacio e infraestructura” (relativos al edificio) y “personas y organización” (relativos al usuario y actividades auxiliares). Identifica como servicios FM (los denomina productos normalizados) a más de 80 servicios.

Gestión ambiental: engloba la gestión del medio ambiente teniendo en cuenta los procedimientos y normas específicas de la empresa. Incluye actividades como desarrollar una política medioambiental y demás aspectos sostenibles, la gestión energética y la gestión de los residuos. También se incluyen  aquellos relativos al cumplimiento de la normativa de seguridad y salud así como lo relativo protección contra incendios y planes de evacuación.

Gestión estratégica y soporte: engloba aspectos estratégicos y de soporte a toda la actividad como son la gestión financiera y elaboración de presupuestos y seguimiento, planes de continuidad de negocio, gestión de la información y elaboración de informes, etc. En estos procesos transversales, no debemos olvidar que la mejora continua es una de las claves del Facility Management, será por ello necesaria una gestión de la innovación dónde la tecnología nos ayude a hacer cada día más eficientes nuestras instalaciones. Por otro lado, resultará indispensable contar con información actualizada veraz y de inmediata disponibilidad para la toma de decisiones, las herramientas informáticas específicas de FM nos ayudarán a gestionar ese volumen de información.

Cualquier organización precisa de la labor de un FM o de varios para desarrollar su actividad, puede ocurrir que en algunas organizaciones por su modelo de negocio no sean necesarias todas y cada una de las funciones aquí descritas, o que las funciones estén distribuidas en diferentes departamentos y que no sepan que en realidad son “funciones FM”.

> Photo by: Detlef Schobert  http://bit.ly/1F1Ia1F

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Colaborar con el Observatorio FM es una decisión personal y voluntaria, no existiendo vinculo contractual ni retribución económica por ello.

Cualquier persona interesada puede solicitar participar como líder de un nuevo proyecto, o postularse como colaborador en alguno ya existente.

Un comité técnico valorará la temática de los proyectos propuestos y las solicitudes de los participantes, decidiendo cuáles se llevan a cabo y por quién.

Cada persona decide cuanto quiere dedicar, en función de  su disponibilidad o tipo de proyecto. El objetivo es que sea una actividad altruista y no una carga de trabajo adicional. 

¿En qué consiste?

En promover y publicar estudios que sirvan de ayuda a los profesionales del sector y para que el resto entienda nuestra profesión y disciplina.

Los resultados y entregables se comparten en abierto, reconociendo siempre las aportaciones de todos sus autores y colaboradores.

La actividad del Observatorio respetará la objetividad, ética, rigor y buenas prácticas que rigen nuestro área de Investigación.

Los colaboradores tienen acceso a las mejores herramientas colaborativas, a información sectorial y a contactos, además de contar con asistencia de expertos consultores e investigadores a nivel internacional.

Investigación

Observatorio FM

Es una plataforma que desarrolla y difunde contenido de Facility Management, abierta a todos los que deseen participar de forma desinteresada. Se debe mantener la ética, objetividad y compartir en abierto todos los resultados. Tú defines cuánto tiempo dedicas y lo que buscas conseguir.

Puedes participar como:

Te vamos a proporcionar:

Tu aportación siempre será mencionada en los créditos de los trabajos realizados.

Investigación

Proyectos

Somos parte del grupo europeo de investigación, y trabajamos en equipos internacionales para el desarrollo de distintos tipos de iniciativas:

También trabajamos para proveedores de servicio, que desean apoyo en decisiones vinculadas con:

Investigación

Normalización

Como expertos acreditados en los procesos de redacción de las normas Europeas e Internacionales de Asset y Facility Management, somos el socio perfecto para ayudarte con:

FMHOUSE es la única consultora de habla hispana, participante en estos procesos.

Investigación

Divulgación

En FMHOUSE pensamos que la evolución que hay en Facility Management se debe compartir. Por eso dedicamos un esfuerzo a producir y luego publicar en abierto los siguientes tipos de contenidos:

El “Observatorio FM” está abierto por si quieres colaborar en alguna publicación.

Consultoría

Entornos de Trabajo

La visión de los espacios o Workplace desde la óptica del Facility Management sirve para entender esa necesidad como un servicio ya que es necesario aplicar la misma lógica y metodología.

De forma general se ofrecen:

Aplicamos nuestra experiencia en oficinas, pero también en espacios educativos, centros comercial es y en el entorno industrial.

Consultoría

Benchmarking

Para tomar las mejores decisiones, se debe trabajar con datos claros y precisos, tanto del mercado como los propios de la misma organización. Esto en el entorno del Facility Management es todavía más crítico por el impacto que tiene sobre el negocio.

Ejemplos de tipos de comparativas:

Estos servicios son principalmente solicitados por usuarios finales pero también por proveedores de servicios.

Consultoría

Experiencia de Cliente

Todo lo que se hace dentro de Facility Management tiene como objetivo satisfacer a algún tipo de cliente, sea interno o externo. El comprender lo que sienten y necesitan es clave para poder ofrecerles un buen servicio.

Nuestro apoyo se basa en:

Trabajamos para entender y conocer a los clientes de nuestros clientes, de todos los sectores y tipos de negocios.

Consultoría

Transformación Digital

El mundo del Facility Management está experimentando una profunda transición hacia entornos digitales. Ayudamos a nuestros clientes a entender lo que les supone y a acompañarles en el cambio.

Nuestras áreas de apoyo son:

Actuamos como asesores independientes y no como vendedores de marcas

Asesoramos a clientes finales y también a proveedores de servicio.

Consultoría

Diseño de Servicios

Cualquier tipo de empresa necesita definir o mejorar la forma en que estructura las actividades de soporte que aporta el Facility Management.

Nuestros productos principales son:

La propuesta se estructura a medida en función de las necesidades particulares.

Ayudamos a clientes finales y también a proveedores de servicio.

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